システム開発用の業務フロー図を書く前に押さえるべき4つのポイント

業務フロー図は、業務をわかりやすく整理し、可視化するために用いられます。システム開発では、ベンダーと現行業務を共有するときに不可欠なものです。当記事は、システム開発における業務フロー図の作成で重要な4つのポイントをご紹介します。

業務フロー図とは？

業務フロー図とは、業務の中身や処理の流れなどを、図形や線を用いて視覚的に示したものです。一般に、標準化された記号や図形が使用され、閲覧者の間で意味を共有できるように配慮されています。

業務フロー図の役割

業務フロー図の役割は、誰が、どのタイミングで、何の作業を行うのかなどをわかりやすく示すことです。特に複雑で長いプロセスの業務では、口頭や文章による正確な説明が困難になりやすく、業務フロー図が理解を促します。

システム開発時における業務フロー図の使用目的

業務フロー図が作成される主な目的は、業務への理解を助け、関係者間で認識を共有することです。業務改善に寄与する課題の発見にも役立てられています。
システム開発では、ベンダーへの業務説明などのほか、システム構築に必要な仕様を明文化する要件定義の作成時に、資料として使用されます。

システム開発で業務フロー図の作成前に押さえるべき4つのポイント

システム開発の円滑な進行のため、業務フロー図は以下の4つのポイントを押さえて作成すると良いでしょう。

1.現場担当者とのパスを確保する

現行業務が絡むシステムの開発では、現場の協力が欠かせません。業務フローに最も詳しいのは、現場担当者だからです。とはいえ、業務フロー図の作成は、現場担当者が受け持つのは難しいケースも多く、ほとんどの企業では情報システムの担当者が行います。
現行業務が絡むシステムの開発では、現場の協力が欠かせません。業務フローに最も詳しいのは、現場担当者だからです。とはいえ、業務フロー図の作成は、現場担当者が受け持つのは難しいケースも多く、ほとんどの企業では情報システムの担当者が行います。

2.初手から同時に多くのことに着手しない

社内全体でシステム構築に関与する業務を洗い出そうとする場合、システムに関わる部署ごとに業務フロー図を用意しなければと考える方がいらっしゃるかもしれません。
ここで重要となるのが、業務フロー図作成の優先順位です。初めに必須で移行・構築したい業務のフロー図から作成することをおすすめします。
なぜならシステムに関わる根幹の業務からフロー図を作成し、順次ベンダーと共有しなければ、プロジェクトが円滑に進まなくなるからです。業務フローを整理して図に落とし込む作業は、ある程度の時間を要します。システムの要とならない業務のフロー図作成に時間を取られるのは、望ましい状況とは言えません。
業務フローの整理は、必須で移行・構築したい業務の中でも、特に社内で汎用的な部分から着手すると良いでしょう。この部分の業務フロー図があれば、それ以降に追加開発が必要となった場合などにもシステム機能構築の土台となり、ベンダーとの話を進めやすくなります。

3.システム開発に関わる業務だけは漏れなく把握する

業務フロー図の作成では、たとえ細かい流れが不明だとしても、システム開発に関わる業務だけは漏れなく把握しておくことが重要です。
要件定義の作成時やシステム構築が始まった段階で、システム対応するべき業務の漏れが発覚すると後工程が遅延し、追加費用がかかるリスクも発生します。システムに関連する業務がきちんと業務フロー図に記載されていれば、後はベンダーによる要件定義の調査で詳細を洗い出してもらえるはずです。
業務を漏れなく把握するためにも、1で記載した現場担当者とのパスの確保は不可欠です。

4.過去のシステムの設計書・手順書を確認する

事前の準備として、以前に使用したシステムの設計書・手順書の有無を確認しましょう。業務フロー図を書く上での資料となり、作成の負担を軽減できます。
参考となる資料が見つかった場合は事前にチェックし、内容を説明できるようにしておくと、開発依頼の際にベンダーとの相互理解が格段に促進されるはずです。

ポイントを押さえた業務フロー図でシステム開発を円滑化

システム開発に欠かせない業務フロー図ですが、最も業務に詳しい現場担当者が作成するのは難しいケースも少なくありません。プロジェクトのスムーズな進行のためにも、情報システムの担当者側で事前に準備をしておくことが大切です。

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