メール・電話に思わぬ落とし穴？社内コミュニケーションの不便さ・非効率さを解消しよう！

在宅やオンラインでの仕事が増えた影響で、仕事における快適なコミュニケーション手段に注目が集まっています。しかし、まだまだメールや電話といった従来のツールを利用している人も多く、気付かぬうちに作業効率を落としている可能性も否めません。本記事では、社内コミュニケーションの不足で起きる不利益や、それらを解消する方法について解説しています。

メール・電話による社内コミュニケーションで起きうる不便さと、それに伴うデメリットとは？

1．スムーズな社内コミュニケーションの重要性

人間関係の礎でもあるコミュニケーション。円滑なコミュニケーションは仕事においてとても重要です。それは、コミュニケーションによって情報共有がなされるため、同じ情報を持つ間で信頼関係が増し、よりよいチームワークが築かれていくからです。その結果、仕事の効率がアップし、質の高いプロダクトが生み出されるので業績アップにもつながります。

コミュニケーションが活発なチームの士気はとても高く、それは他部署までおよび、ひいては社内全体にまで行き渡ります。風通しのよい企業となり、自由なコミュニケーションが行き交うので、人々は働きやすさを感じるでしょう。

この様にして、働く人々のストレスは軽減され、労働環境に満足します。すると、離職率は減少し、生産性がますます高まるのです。そして、上司と部下や同僚間で気軽に会話がなされれば、新しいビジネスのヒントが生まれることもあり、企業の発展に寄与するでしょう。

2．非効率な社内コミュニケーションで起こる不利益

社内コミュニケーションはとても重要ですが、いつも対面でできるわけではありません。そこで連絡手段として、メールや電話が今まで重宝されてきました。しかし、意外と不便さがあり、これらを改善したいと思ったことがある人も多いのではないでしょうか。

a. メールでのコミュニケーションで起きる弊害やリスク

まずは、メールでのコミュニケーションで起きるあまり良くない状況についてみていきましょう。

メールは24時間いつでも送受信できるコミュニケーション手段ですが、メールアドレスを知る特定の人にしか送れません。そのため、一度誰かに聞かれたことを全体に共有することができず、何度も同じことを聞かれたり、そのたびに話さないといけないことがあります。

また、過去に聞いたことを調べたくてもなかなか見つけられなかったり、大量に届くメールに重要な連絡が埋もれ見落としてしまったりすることもあります。

最もリスクがあるのは、誤送信です。一度送信すると取り消せないので、社外秘を社外に向けて送信してしまうなど、大惨事を招く可能性があります。慎重に宛先を確認するなど対策を講じないといけません。そして、送ったメールがきちんと届いているか、読まれたかは分からないため、電話で確認するケースもあり、効率の悪さが見受けられます。

b. 電話でのコミュニケーションで起きる弊害やリスク

続いて、電話でのコミュニケーションで起きる不利益なことをみていきましょう。 

話し言葉なので起きがちな「言った／言わない」論争。聞き忘れや聞き漏らしなどで、個人間での不和につながることがあります。また、仕事中に電話がかかってくると作業を中断しなければならなかったり、集中が途切れたりするので作業効率が落ちてしまいます。ですから、電話をかける側も相手を気遣って連絡していいかどうかと考えてしまうことも多々あるでしょう。

そして、いつでも電話に出てもらえるわけではないので、一度出てもらえなかったあと、再度連絡することを忘れてしまい、仕事が進まないといったことも起きます。

社内コミュニケーションを効率化する解決策

時代の多様化により働き方も変わってきた昨今、従来のコミュケーション手段では業務に遅れが生じたり、労力がかかるなど不都合な事柄が表面化しはじめました。そこから、効率的な社内コミュニケーションを実現する方法が続々と登場しています。

1．ビジネスチャットの活用

まずはビジネスチャットについてみていきましょう。

a. ビジネスチャットとは？

社内に限らず、社外の人ともコンタクトできるコミュニケーションツールです。メールのようにビジネスマナーを意識せずに要件だけの文章で送ることができます。そのため、ちょっとしたことを聞きたいとき、簡単に答えたいときなどにも最適で、ビジネスにおける自由なコミュニケーションを実現させます。

また、スタンプなどで返信できるため、気軽にコミュニケーションがとれ、良好な関係を築きやすくなります。

b. ビジネスチャットのメリット

メールの使いにくさが解消されているものが多く、例えば、過去のチャットを検索する機能があったり、情報検索が容易にできたりします。さらにタスクや進捗状況の管理、リマインダー送信、グループチャットなど作業効率がよくなるための工夫がたくさん盛り込まれています。

また、広く普及していることから取引先や顧客も使っていることが多く、メールや電話よりも気軽にコミュニケーションがとれるため、自然とコミュニケーション頻度が高くなり、理解が早まったり、業務スピードが上がったりします。

チャットといえどもあくまでもビジネス利用のため、プライベートで使うチャットと切り離せることも利点です。

c. こんな企業にオススメ

登録フォームに情報を書き込めば、すぐに使い始められるサービスが多数あるので、ビジネスチャットを今すぐに使い始めたい企業に適しています。

また、 なるべく費用をかけたくない企業にも最適で、無料期間が用意されているビジネスチャットも利用すれば使い勝手を検討しつつ、無償期間にも仕事を進めることができます。プランも複数あり、プランによってはずっとフリーで使えるものもあります。

2．社内ポータルサイトの活用

続いてのコミュニケーションツールは、社内ポータルサイトです。

a. 社内ポータルサイトとは？

企業が自社で働く人々のために公開している社内の情報サイトのことです。閲覧の制限をかけ、社外の人が閲覧できないWEBサイトを指します。また、さまざまな業務効率化アップのツールが備わっているため、社員同士の連携や情報の共有をスムーズにします。

b. 社内ポータルサイトのメリット

無駄なコミュニケーションを削減できるため、とてもスムーズに業務ができます。その理由の一つは、社員間のコミュニケーションが簡単にできるチャット機能で、「お疲れ様です」などのあいさつを省いたり、メンション機能でコミュニケーションを取りたい人の名前を打ち込まずに送信できたりするからです。

さらに、過去の会話や情報が検索できるため、他人に聞かずとも自分で解決できる幅が広がります。上司や専門部署の人の時間を奪わないため、彼らの作業を中断させません。また、過去からさまざまな情報を追加していくため、ナレッジが自動で溜まるのが最大のメリットでしょう。

また、ファイルの共有やタスク管理、スケジュール管理といった作業の円滑化を図るツールが多数備わり、業務の円滑化に役立ちます。タスクやスケジュールなどをみんなで閲覧できることは、意思決定やトラブルの解決を早めるので、物事の進みがスムーズです。不必要な労力や時間は使わないので、パフォーマンス高く仕事に励めます。

c. こんな企業にオススメ

社員数が多い企業には、社内ポータルサイトを導入することで社員の作業効率が上がり、各自が生産に集中できるようになります。

また、社内資料や知識に対する問い合わせが多い企業にもふさわしく、社員間の連携をスピーディーにさせたり、さまざまな情報に誰もがアクセスできるため、人の手を煩わせることなく同じ知識と認識を持って働いてもらうことができます。

3．バーチャルオフィスの活用

最後は、リモートワークでの不利益を解決したバーチャルオフィスについてです。

a. バーチャルオフィスとは？

リアルなオフィス環境では、同じ空間にいる人が今どんなことをしているかなど、ある程度の動きを把握することができます。近くの席の人に声をかけたりもでき、それによって仕事が順調に進むことも多々ありました。しかし、リモートワークでは各自が別々場所で仕事をしているため、チームメンバーの動向や状況が見えないことによるさまざまな問題が浮上。それを解決したのがバーチャルオフィスです。

これは、実際のオフィス環境をインターネット上の仮想空間に設けたオフィスのことで、メンバーの状況や動向をリアルタイムに共有できます。メンバーそれぞれが離れた場所にいるのに、まるで実際のオフィスに集まっているかのように仕事をすることができます。

b. バーチャルオフィスのメリット

WEB会議ツール、チャット機能や外部サービスのビジネスチャットとの連携、電話機能などコミュニケーションツールが充実しています。そのため、在宅や遠隔地からの仕事でも、問題なくチームメンバーとコミュニケーションをとることが可能です。

また、リアルタイムでメンバーの動向を確認できるので、話しかけたい時に相手の状況を瞬時にチェックできたり、進捗状況も把握でき、スムーズな作業を実現できます。出社しているのと同じ感じで仕事ができるので、リモートワークのような孤独感が少ない点もメリットでしょう。

c. こんな企業にオススメ

多拠点や在宅ワークを導入している企業は、社員の動向を把握しにくいものです。バーチャルオフィスであれば、画面を通して社員の現状やそれぞれのプロジェクトの動きを確認できます。

スムーズな社内コミュニケーションで働きやすい環境をつくって生産性を上げよう

社内コミュニケーションがスムーズに行えることは、単に作業効率や生産性の問題だけでなく、社内の風通し向上やストレスの低下にも繋がります。

アドバンスド・ソリューションは、Microsoft社の提供する「Microsoft SharePoint」を使った社内ポータルの構築や「Teams」のチャット機能活用のご提案を行っています。日本でMicrosoft SharePointが普及し始めた当初から構築に関わっているメンバーを持つため、10年以上の経験を元に提案が可能です。

社内ポータルの新規導入・既存システムからの移行やリプレイス・コスト削減にお悩みの方は、ぜひ一度ご相談下さい。