社内ポータルサイトとは？主な機能やメリットを知って効率的な共同作業を実現しよう

社内における共同作業の効率化を図るには、業務に必要なコンテンツの共有と素早いアクセスが欠かせません。それを実現し、コンテンツを統括できるシステムが、社内ポータルサイトです。本記事では、「社内ポータルサイトとは何か」について、具体的な機能やメリット・運用上の注意点を挙げながらわかりやすく解説します。

社内ポータルサイトとは？普及の背景と主な機能

社内ポータルサイトは、業務に必要なデータやナレッジ、各種アプリケーションをはじめとする社内向けのコンテンツにアクセスするための入り口です。アクセス権限のあるユーザーに限定した利用が可能で、関係者以外の人物に見られることなく情報を共有できる利点があります。

社会情勢の変化を受けて活用が広がる社内ポータルサイト

モバイルデバイスの普及や業務のIT化、働き方の多様化などを背景に、社内ポータルサイトの活用は広まっています。テレワークなどで希薄化する社員同士のコミュニケーションや情報共有の促進が社内風土の醸成に一役買い、ペーパーレス化に加え、情報の一元化による業務効率化・生産性向上などにも貢献しています。

社内ポータルサイトに実装することが多い主な機能

業務の起点となる情報の集約を目的に、社内ポータルサイトには以下のような機能が搭載されています。

・掲示板機能
社内ポータルサイトで多用されているのが、社内周知機能です。例として、トップダウンで社内全体に伝達したい人事異動・社外発信のお知らせなどが挙げられます。

・コミュニケーションツール
個人・グループ間の気軽なやりとりを行えるチャット機能を備え、コミュニケーションやスピーディーな情報共有を促します。

・スケジュール管理
カレンダーと連携して予定やタスクを効率的に管理・共有する機能です。会議や商談、出張などの予定、To doリストなどの一括管理で、業務の抜け漏れを防ぎます。会議室の予約管理機能と連携されている場合もあります。

・ワークフロー申請
交通費・経費、稟議などの申請から決裁までを社内ポータルサイト上で行えます。申請側・管理側双方の業務負担を軽減し、ペーパーレス化も進められます。

・社内ナレッジの一元管理
マニュアルや社内規定、他サイトへのリンクなどを集約し、簡単にアクセスできるようにする仕組みです。繰り返される問い合わせへの対策として社内Q＆A機能を備えている社内ポータルサイトもあります。

・ストレージ機能
社内業務に必要なファイルを蓄積・共有する機能です。メールやチャットへの添付に負荷がかかる大容量のファイル共有にも役立ちます。共同編集も可能です。

・勤怠管理
オンライン上で社員の勤怠を管理できる機能です。毎日の出退勤管理、有給休暇・残業の申請のほか、情報の自動集計も一括して行えるので、管理者の負担を軽減できるでしょう。

社内ポータルサイトのメリットと運用上の注意点

活用される社内ポータルサイトの運用に不可欠なのが、情報の更新です。以下では、社内ポータルサイトのメリットと、担当者（管理者）の不在もしくは経験不足などの影響で発生する運用上のデメリットをご説明します。

1.社内ポータルサイトのメリット 

社内ポータルサイトの役割は、社内に散らばっている情報を1カ所に集約し、検索・閲覧・共有を容易にすることです。それにより、ユーザーは、求める情報を探し回らずに済み、浮いた時間を有効活用できます。また、管理側も情報更新などにかかる負担が軽減されます。

作業中は、複数ユーザーで同時編集が可能なことから、作業効率の向上や情報共有のタイムラグ回避にも繋がるでしょう。

さらに、社内ポータルサイト構築で多く利用されているMicrosoft社のクラウドサービス「SharePoint Online」を採用すると、以下のようなメリットも期待できます。

• 他のOffice製品と連携しやすく、既存のOfficeサービスの有効活用が可能
• ユーザー間の権限制限が容易
• 使い慣れたOffice製品をそのまま使用できるので、導入当初の抵抗感が軽減
• どのようなユーザーでも直感的に使えるUI
• オンプレミスのサーバー管理と比較し、サーバー費用サーバー監視にかかる人件費の削減が可能

また、Microsoft SharePointはOffice365のパッケージ内にデフォルトで備わっているサービスのため、Office365を導入済みの企業は追加のライセンス費用がかからず、その分社内ポータルサイト利用にかかるコストを抑えられます。

2.社内ポータルサイトの運用上の注意点 

社内ポータルサイトのデメリットは、更新頻度の低さや担当者の不在・経験不足などの影響で、次第に使われなくなるリスクがあることです。必要なデータやナレッジがなければ、多くのユーザーにとって社内ポータルサイトを利用するメリットは薄れます。そのため、重要度の高い情報をそろえ、定期的に更新し続けることが社内ポータルサイトの管理を受け持つ担当者の重要な役割となります。

導入時には、ぜひ社内ポータルサイトの管理者を決めましょう。運用を複数名で分担したり、領域ごとに分けたりしても構いません。

また、社内ポータルサイトを円滑に運用できる担当者を育成するには、それなりの時間を要します。なぜなら、質の良いコンテンツの継続的な更新は、担当者の知識や経験、そして熱意によるところが大きいからです。担当者は、基本的な操作方法の習得に加え、情報整理の工夫、課題の抽出、改善方法の検討なども自ら行えるようになることが求められます。

社内ポータルサイトでスムーズかつ効率的な共同作業を

社内ポータルサイトの導入で、データやナレッジ、アプリケーションの共有が可能になり、日常的な共同作業の効率化を図ることができます。

アドバンスド・ソリューション株式会社は、Microsoft社が提供する「Microsoft SharePoint」を使用した社内ポータルサイト構築を行う企業です。Office365を導入済みの企業であれば、Office365にデフォルトの「Microsoft SharePoint」を用いて社内ポータルサイトを構築することで、追加のライセンス費用をコストカットできます。

弊社には日本でMicrosoft SharePointが普及し始めた当初から開発に携わってきたメンバーも在籍しており、10年以上にわたって培ってきた知識と経験を糧に、お客様のビジネスを加速させる社内ポータルサイトのご提案・構築に尽力します。

社内ポータルサイトの新規導入・既存システムからの移行やリプレイスをご検討中の方、社内ポータルサイトにかかるコストの削減をお考えの方は、ぜひ一度ご相談ください。