システム導入の成否を分ける要因の1つが、依頼者側の十分な事前準備です。当記事では、ベンダーにシステム導入の見積を依頼する前に、自社で行っておくべき準備をお伝えします。
システムを構築して導入する場合、システムに求める役割は既存システムの踏襲か、全く新しいシステムの構築のどちらかです。この2つのいずれかを選択した上で、システム導入の目的や解決したい課題などの詳細を詰めていきます。
通常、システム構築では背景やゴール、必要な機能などを踏まえ、要件定義が作成されます。要件定義とは、システム構築に必要な仕様などを明文化したものです。その要件定義を基にした見積をベンダーが出し、さらに設計・構築の見積作成へと移る流れです。
既存システムの踏襲と全く新しいシステムの構築では、要件定義や見積などの後工程に違いが生じます。発注側がこの部分を曖昧にしていると、ベンダーがシステムの完成像を正確に把握できず、設計・構築の見積を出す段階で想定外の高い費用が弾き出される可能性もあります。そのため、事前に明確化しておくことが重要です。
導入するシステムに期待する役割が定まれば、社内でもシステム導入の必要性を理解してもらいやすいだけではなく、予算の確保にも良い影響を与えるはずです。
システム導入の準備として、現状の業務・現行システム・データの棚卸し作業も行いましょう。システムに関連する業務フローや現行システムについての整理が進むと、ベンダーにも自社の業務や要望を説明しやすくなります。
とはいえ依頼者側がこの作業の全てを担うのは、難易度が高く感じるかもしれません。なぜならプロジェクト担当者の方が、必ずしもシステムに精通しているわけではないからです。そのため、内容的には不完全なものでも構いません。
棚卸しで得た情報は、ベンダーが要件定義で行う現状調査の材料となり得ます。後工程の作業がより円滑となり、かつ見積の精緻化にも繋がるでしょう。システムの詳細は、その後の要件定義で決めていけば十分です。
準備の段階でシステム導入後のビジョンを描き、文書化しておけば、ベンダーとの商談もスムーズに進められます。
システム導入を依頼される方の中には、新しいシステムで何ができるのか分からず、導入後のシステムのあるべき姿についてはベンダーに全て任せたいと考える方もいます。しかし、この考え方はおすすめできません。
なぜかと言えばベンダー視点のみで構築された結果、システム導入後も、当初の理想像・構想などが達成できていないといった問題が発生しやすいからです。導入後を見据え、理想とする業務プロセスや新システムに合った組織の在り方などのビジョンを自社で検討し、システム開発に臨む必要があります。
可能であれば、システム導入に関する自社の考えを提案依頼書（RFP） にまとめられると理想的です。提案依頼書とは、発注側がシステムに対する要望などを記載した文書のことです。
提案依頼書を用意できない場合には、導入後のビジョンをPowerPointで1～2ページにまとめ、ベンダーに事前共有することをおすすめします。文書があれば、ベンダー側で依頼意図への理解が格段に深まり、より良いシステム構築への助言をしやすくなります。発注側の言語化されていない要望が引き出されやすくなるのも利点です。結果として、良いシステムの構築に寄与します。
要望の文書化は、見積の精緻化にも影響します。システムへの要望や導入のビジョンが曖昧なままだと、超概算見積書による大まかな予算しか出せず、最終的には想定以上の金額で見積が返ってくる事態も起こりかねません。本来であれば実現したかもしれないシステムを予算不足で諦めざるを得ないリスクもありますので、注意が必要です。
システム開発における見積依頼前の準備は、ベンダーからの見積の精緻化に繋がるだけではなく、システムの仕上がりも左右する要素の1つです。
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