RFP（提案依頼書）とは？システム開発を成功へと導く書き方の要点

RFPは、システム開発において発注側が要望をまとめる際に使用する文書です。ベンダーに自社の要望を過不足なく伝えることは、システム開発を成功へと導く重要なポイントです。当記事では、システム開発の発注時に大きな役割を果たすRFPの書き方の要点を解説します。

RFPとは？

日本語で提案依頼書と呼ばれるRFP（Request for Proposal）は、ベンダーにシステム構築やリプレイスの依頼をするときに、発注側が作成する文書です。

RFPの役割と目的

RFPの役割は、システムに必要な機能を漏れなく示し、ベンダーに自社の要望を正しく伝えることです。RFPを基に、システム開発により適した提案をベンダーから受ける目的で作成されます。

RFPの作成で現状の課題も確認でき、発注者がシステム構築後のビジョンを描く際の助けにもなるでしょう。

RFPの構成要素

RFPは、主に以下の内容で構成されます。

システム要求 

システム要求とは、構築するシステムに対する発注側の要求です。システム開発の目的などを実現するために必要なシステムへの要求が該当します。

システム構築のゴール

システム構築の目的、導入後のあるべき姿などが当てはまります。プロジェクトのスケジュールや予算、品質なども明記しましょう。

プロジェクトの背景と現状

プロジェクトの概要に当たる部分です。システム構築を依頼するに至った理由や、現在の社内システム/業務フローはどのような状況か、課題は何かなどを記載します。
RFPの情報漏れ、精査不足 などの原因により、ベンダーから要望に合った提案が得られない場合、システム開発の進捗に影響を及ぼす可能性もあります。良いRFPを作成するには、システム開発に必要な情報が過不足なくまとめられた内容を目指すことが求められます。

RFP（提案依頼書）の書き方で押さえるべき要点

RFPには、良い提案を受けるために記載しておくべき幾つかの要素があります。一般的なシステム導入・移行と、弊社で主に手掛けているSharePointを用いたシステム構築に分けて解説します。

一般的な新規システム導入・移行の場合

通常の導入・移行では、以下のポイントを押さえると、より精度の高い提案を得やすくなります。

依頼に至った背景や現状の説明で理解を促す

新たなシステムの導入・移行に至った背景、現行システムの状況なども伝えると、ベンダー側でプロジェクトを取り巻く環境への理解が深まります。

開発するシステムで最終的に実現したいことを示す

導入したシステムをどのように使いたいか、何を実現したいかを明確に示すことも重要です。データの移行をしたい、社内ポータルサイトを作りたい、コミュニケーションツールのような使い方をしたい、チャットツールをはじめとする他のシステムと連携して使いたいなどが、その具体例です。
この部分が十分に伝わらないと、自社の要望や目的に合ったシステム提案を得られない可能性もあります。

システム移行では利用イメージまで言及

システム移行の案件では、既存のシステムやデータを移すだけと簡単に捉え、移行元のシステムの説明のみで終わるRFPも見られます。移行後、誰がどのように使うのかなど、システムの利用イメージも、可能な限りわかりやすく示しておきましょう。

SharePointを用いたシステム構築の場合

アドバンスド・ソリューション株式会社で数多く手掛けるSharePoint（Microsoft社製のファイル・情報共有向けのサービス）を用いたシステム構築では、次の要素も重視しています。
1つには、環境の制限に対する希望が挙げられます。そこを踏まえてどのようにシステム供給を実現するかが、ベンダーによる提案の要です。提案内容の違いがシステム設計に反映されます。
また、ユーザー管理の方法/ログインユーザーの保存先の希望も伝えておきましょう。ログイン情報をどのようにシステムとつなげるのかなども含みます。
システム移行の場合は、移行先のシステムをサーバー上とクラウド上のどちらに作るかも検討し、記載することをおすすめします。

書くべき要素を押さえたRFPを作成し、システム構築に関するベンダーとの商談をよりスムーズに進められるようにしましょう。

弊社では、Microsoft社製のパッケージソフト「Power Platform・SharePoint」を用いた業務システム・社内ポータルサイトの開発を行っています。RFPの作成にお悩みの段階から、システム開発をサポートするメニューもご用意しておりますので、ご興味のある担当者様は、ぜひお気軽にご相談ください。
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■参考

『情シス・IT担当者［必携］システム発注から導入までを成功させる90の鉄則』,株式会社技術評論社,2017

北村太一『OnDeck Books IT化を始める前に読む本 ツール導入、システム開発の成功戦略』株式会社インプレスR＆D,2020