使われない原因は？失敗しない社内ポータルサイトを作成するためのポイント

社内ポータルサイトは、社内コンテンツの統括だけではなく、オンライン業務環境の構築にも欠かせない重要なシステムです。有用なツールではあるものの、一方で社内に定着させ、社員に活用されるサイトへと育てることはそれほど容易ではありません。本記事では、社内ポータルサイトが定着しない原因とその対策を解説します。

社内ポータルサイトが失敗する原因

社員に活用されなくなる社内ポータルサイトには幾つかの共通点があります。視認性・可読性、操作性、投稿の手間といった観点から考えられる失敗の原因は以下のとおりです。

見づらさ・読みづらさがある

社内ポータルサイトは、業務に必要な情報へのアクセスのしやすさが一つの利点です。一方で、多くの情報が集約されているからこそ、見づらさ・読みづらさにつながりやすい側面もあります。

大量の情報が小さな文字で羅列されていれば、重要事項が埋もれてしまい、社員に周知されないといった不利益も生じかねません。このように視認性や可読性に欠ける社内ポータルサイトは、社員の快適・便利な利用を妨げ、定着率の低下を招くリスクもあるので注意が必要です。

情報を検索しにくい

検索性は、活用される社内ポータルサイトに求められる要素の一つです。にもかかわらず、社内wikiなどが検索性の乏しい状態であれば、探している情報になかなかたどり着けないといった不便が生じます。情報検索に煩雑さが伴う使いにくい社内ポータルサイトは、利用者離れが起こる可能性も否めません。

また、企業規模が大きくなれば、部署ごとに社内ポータルサイトが用意されている場合もあります。そうなると情報が分散化され、検索の際の迷いや手間が増大して利便性の低下が起こるケースも考えられます。

投稿の手間が多く、時間がかかる

活用される社内ポータルサイトの運営には、ニーズのある情報・ナレッジの更新を継続して行うことが欠かせません。

しかし、社員に対してむやみに投稿を促しても、投稿が増えるとは限らないのが実情です。なぜなら投稿作業には、内容を考える手間や時間、心理的ハードルといった負担が伴うからです。「どのような投稿に価値があり、求められているのか」、「どこに何を投稿したらよいか」といった基本的な事柄を理解できないままでは、投稿者の負荷は増すばかりでしょう。参考にできる内容の投稿が少ないとすれば、なおさらです。

投稿数が減り、情報が更新されなくなると、ポータルサイトの活用の幅はおのずと狭まってしまうでしょう。

投稿者にメリットがない

ニーズの高い内容の投稿を継続的に行うことはそれほど容易ではありません。先述のとおり、投稿には手間や時間・心理的負荷がかかります。それらを乗り越え、投稿を継続して行うには、投稿者にも何かしらのメリットが必要です。

例えば社内評価の向上、やりがいなどが考えられます。逆に、こうした投稿者側のメリットがない状態では、いずれ投稿数は減少し、社内ポータルサイトの衰退にもつながりかねません。

活用される社内ポータルサイトを作成するには？

社内ポータルサイトの成功には、ユーザー視点に立った設計や運用が求められます。次に、社員から見て使いやすい社内ポータルサイトに必要な要素をご紹介します。

見やすさ・使いやすさに配慮したデザインを採用する

視認性や操作性を検討する上で「インターフェース・デザイン」の考え方が役立ちます。インターフェース・デザインは、ユーザビリティーの向上を目的に、ユーザーと機械の「接面」をデザインするという意味の言葉です。そのポイントは直感的な認知や操作を促す点だといわれています。

例えば、情報の重要度に応じて色や文字のサイズでメリハリを付け、見やすさやユーザーの理解を向上させる方法もインターフェース・デザインの考え方です。加えて、類似した要素に色やフォント、アイコンなどを同じパターンで反復して用いる方法も、視認性や理解度をアップさせるといわれています。

こうしたユーザー視点の見やすさ・分かりやすさがスムーズな操作を助け、利用にかかる負担の少ない使いやすいサイトデザインへと繋がっていきます。

投稿用テンプレートで負担を軽減する

何も決まっていない状態から全て自身で考えて投稿を行おうとすれば、投稿者に負担がかかります。その負担を軽減する策として挙げられるのが、投稿内容などの型が定まったテンプレートの活用です。

テンプレートが用意されていれば、投稿者はそれに沿って内容を決め、記載していけばよいため、作業を簡略化できるメリットがあります。また、参考にできるサンプル投稿を準備しておくことも、手間や時間の削減に繋がる方法です。

社内ポータルサイトは1つに統合する

社内にポータルサイトが複数あるならば、検索性の向上や利便性、業務効率化の観点から1つに統合することをおすすめします。

1つのサイトへの統合が難しい場合には、検索方法やデザインなどの統一を検討すると良いでしょう。全ての部署の社員がどのサイトを利用しても使いやすく、見やすくする施策として有効です。

投稿に対するフィードバック機能を付ける

社内ポータルサイトの成功には、情報やナレッジの更新と充実が欠かせません。投稿を促す方法として、「いいね」ボタンやコメントなどによるフィードバック機能が挙げられます。

ほかの社員からのポジティブな反応・評価は投稿者のモチベーション維持だけではなく、双方向の交流が生まれるメリットも期待できるでしょう。さらには、コメントで寄せられる好意的な意見・感想も、やりがいや投稿への前向きな気持ちを生み出す力があります。

よくある失敗を避けて、社内ポータルサイトを定着させよう

社内ポータルサイトを開発・構築する際は、あらかじめ策を打ち、想定される失敗を回避できれば、サイト定着までの道のりを大幅に短縮できるはずです。

アドバンスド・ソリューション株式会社では、Microsoft社の「Microsoft SharePoint」を使った社内ポータルの開発・構築をご提供しております。日本でMicrosoft SharePointが普及し始めた当初から携わっているメンバーが在籍し、10年以上の経験をもとに社内で活用される使いやすい社内ポータルサイトをご提案いたします。

社内ポータルの新規導入・既存システムからの移行やリプレイス、コスト削減にお悩みの方は、ぜひ一度ご相談ください。