「業務情報の収集に時間がかかる」「社員同士のコミュニケーションが不足している」といった課題を抱えている企業におすすめなのが、社内ポータルサイトです。本記事では、クラウド型の社内ポータルの特徴や選定基準について、さらにオンプレミス型との違いについて解説します。
この記事の目次
社内ポータルサイトは、業務に必要なデータやナレッジ、各種アプリケーションをはじめとする社内向けのコンテンツにアクセスするための入り口です。アクセス権限のあるユーザーに限定した利用が可能で、関係者以外の人物に見られることなく情報を共有できる利点があります。
社内ポータルサイトを構築する方法には、オンプレミス型とクラウド型といった2種類があります。それぞれに明確な特徴があり、同時にメリットとデメリットもあります。
まずは、社内ポータルサイトのオンプレミス型とクラウド型の特徴をみていきます。
オンプレミス型は「on the premises（構内で・店内で）」という言葉通り、システム構築のための設備といったハード面を揃えることから、保守管理などのソフト面までをも自社内で所有し管理する方法です。
自社保有のため、拡張や保守のカスタマイズが自由に行えます。また、初期費用がある程度かかり、運用料金が必要ですが、毎月のシステム利用料はありません。ただし、機能や容量を増やす時には、新設備を購入する必要があります。
クラウド型は、システムを自社で保有しません。サービス提供事業者が管理するリソースを使用したい分だけ利用し、その分の料金を支払います。多くの場合、月額制になっており、利用中は毎月料金が発生しますが、初期費用はかからないことがほとんどです。
社外からアクセスできるため、リモートワークも一般的になった現代の働き方にも適しています。ただし、カスタマイズや保守管理は、提供者側の制約をうけるため自由な度合いが多少低めです。
続いて、社内ポータルサイトのオンプレミス型とクラウド型のそれぞれのメリットとデメリットです。
システムを購入して自社保有とした方法のため、機能などの選択範囲に制約がなく自社に合わせて柔軟にカスタマイズできるといった拡張性が高い点は大きなメリットです。欲しい機能を自由に構築できることは、社員の作業効率を高めることにもつながります。
オリジナルのセキュリティ対策ができるため、必要に応じてセキュリティを非常に高くすることも可能です。社内だけの専有サーバーとネットワークで利用するため、外部の不正侵入や情報漏洩などを防ぐことができます。ただし、社員が利用するそれぞれの端末で適切なセキュリティ対策は必要です。
自社保有のため、さまざまな事柄すべてが、保有する側の責任になります。例えば、初期にはサーバー準備や設定、セキュリティ対策を行い、継続していくためのアップデートや定期メンテナンスまでも自社で管理します。社内での手間が多いため、知識のある人材の確保が必須です。
ハードウェアやシステムのライセンス料など、社内ポータルサイト構築のシステム一式を購入という買い切りのため、最初にかかる導入費用が高い点は否めません。
社内ポータルサイト構築用のサーバーやネットワーク環境などを用意したり、OSインストールやポートの解放、そして稼働後はテストをして検証することも含めると数週間や数ヶ月かかり、稼働までに時間がかかります。保守費用、電気代、システム担当者の人件費といった運用していくにあたってのコストがかかります。
初期費用無料なものが多く導入コストが安価です。機能やストレージ容量、利用人数などによって月額料金が変動します。アップデートなどの管理はすべてクラウド提供事業者が行い、維持のための電気代や人件費といったコストもかかりません。
また、2週間無料のプランなどを用意している事業者もあり、さまざまなタイプのサービスを試せます。コストをかけずに自社に適したクラウドを選ぶことが可能です。
機器を揃えたり、それらが使えるための準備が必要ないため、すぐに導入できます。さらに登録フォームに記入するだけで契約でき、IDやパスワードが発行され、その日のうちから利用できるクラウドも多数ありすぐに稼働できます。
メンテナンスやアップデートについてもシステム提供側が管理しているため、契約側では必要ありません。不具合を発見し改善することなど最新の状態にされている点で安心安全に利用できるでしょう。
システムの構成や拡張などは、提供側のサービスの範囲に限られます。基本的にwebサーバーを利用するため、社内のシステムやソフトウェアなどと繋げるなどの大きなカスタマイズはできません。
提供元がサービスを廃止することがあり、その際は自動的に利用もストップします。バックアップデータを定期的に取得しておくなど、予期せぬ利用停止に対応する策を講じておくといいでしょう。
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出張先でも自宅でもどこからでもアクセスできるクラウド型は、テレワークが普及しつつある昨今において時代にあった社内ポータルサイトといえるでしょう。実際にどのような特徴を持つ企業が、クラウド型の社内ポータルの利用が向いているのでしょうか。
社内ポータルサイトのクラウド型が向いているのは次のような企業です。
初期費用なし、一人あたりのアカウント費用が1,000円以下で利用できることが多いクラウド型は、創業したばかりの会社や予算が限られている企業には利用しやすいでしょう。
社内ポータルを初めて構築するなら、手間暇が少ない方がスムーズです。そのため、高度な専門知識を必要とされず、時間もコストも抑えられ、すぐに利用を開始することができるクラウド型がおすすめです。
クラウド型サービス内に予め用意された基本設定のまま使い始めることで、利用開始までにかかる期間を短縮できます。どのクラウド提供事業者を選ぶかのリサーチはしっかり行いましょう。機能、料金などは各社でさまざまです。
クラウド型の社内ポータルサイトを構築する際には、パッケージサービスを利用するといいでしょう。パッケージとは、初心者やWeb技術に詳しくない人が簡単に社内ポータルサイトを制作できるパッケージ製品のことです。
自社に合わせたパッケージ製品を選ぶことで、外注せずに社内ポータルサイトを製作したり、情報や価値の更新をし続けることができます。
それでは、選定基準をみていきましょう。
情報量や利用人数などによって検討が必要です。料金にも直結しやすい要素なため、予算と見合わせていくことをおすすめします。
さまざまなサービスが入ったものは料金も高くなりますが、なかには必要ないサービスが含まれている場合もあります。自社にとって必要な機能を洗い出し、予算を組み立て、その料金の中で高いパフォーマンスを生み出せるクラウドを選ぶといいでしょう。
検索機能や閲覧履歴機能、動画共有機能など自社の生産性を高めるための機能がどのくらい備わっているかはしっかりと把握する必要があります。
PC以外の他のデバイスに対応していることで、電車に乗っている隙間時間などにもスマホからポータルサイトにアクセスできます。必要な時に必要な情報を得ることができるのは、現代人には重要なことです。アクセス手段がWebブラウザまたはアプリケーションなのかを確認しておくことをおすすめします。
SSLを用いて暗号化や2段階認証、アクセス制限の有無など、セキュリティの質を確かめましょう。また、データバックアップサービスやデータ消失時の復元できる機能が搭載されているかなど、万が一のための対策がどの程度充実しているかも要チェックです。
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クラウド型の社内ポータルは少ない手間でスムーズに利用しはじめることができます。自社に必要な機能や料金体系を明確にして、相性の良いサービスを探しましょう。
アドバンスド・ソリューションは、Microsoft社の提供する「Microsoft SharePoint」を使ったクラウド型社内ポータルの構築を行っています。日本でMicrosoft SharePointが普及し始めた当初から構築に関わっているメンバーもおり、弊社では10年以上の経験を元に提案が可能です。
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