社内ポータルサイトの設計・開発前に検討すべきポイントは？代表的な機能を解説

社内ポータルサイトは、業務に関する様々なコンテンツを統括する重要なシステムです。円滑に運用するためには、開発・構築の準備段階で会社の実情に合った機能を精査し、設計に取り入れることが欠かせません。本記事では、社内ポータル設計・開発前にあらかじめ検討しておくべきポイントと搭載される機会の多い代表的な機能をご紹介します。

社内ポータルサイトの設計・開発前に検討しておくべきポイント

活用される社内ポータルサイトを作成するには、開発・構築前の準備が鍵を握ります。特に目的の明確化と要件定義の精査は、社内ポータルサイトの成否も左右する大切なプロセスです。

目的を明確化する

社内ポータルサイトを成功させるには、開発・構築前に使用の目的を明確化しておくことが欠かせません。目的は、情報収集や業務効率化、コミュニケーションの活発化など、その企業の社内ニーズによって複数考えられます。社員の要望に応えられない社内ポータルサイトは、コストをかけて導入したとしてもあまり活用されずに終わる恐れもあります。

そこで、開発・構築の準備段階で社内業務の課題やニーズを把握し、その解決を図るための目的を言語化しておく必要があります。

機能面を中心に要件定義を精査する

次に、社内ポータルサイトの目的に従って、その実現に必要な事項を要件定義として整理します。要件定義は、サイトの仕様や運用方針などを定めるものです。サイト設計や開発・構築の根幹となる資料でもあり、また発注側と受注側の合意形成にも用いられます。

一般に、各部署からのヒアリングも行われながら、以下のような構成でまとめられます。

• 実装すべき機能・性能
• 利用が見込まれるデバイス
• アクセス制限の範囲
• セキュリティー

この段階で、ヒアリングにより各部署から要望された機能が目的達成にとって本当に必要か否か、精査を行っておくことも有用です。無駄な機能を詰め込めば、かえって使いにくい社内ポータルサイトになってしまう可能性もあるからです。

加えて、要件定義の内容が曖昧で発注側と受注側の間に解釈のずれが起きると、開発・構築段階での手戻りが生じる場合もあります。このような事態を防ぎ、目的を果たせる社内ポータルサイトを作成するためにも、必要な機能・性能を中心に社内で十分な検討を重ねましょう。

社内ポータルサイトの代表的な機能

過不足のない機能の搭載は、活用される社内ポータルサイトにとって不可欠な要素です。次に、多くの社内ポータルサイトで必要とされる主な機能を見てみましょう。

社員に閲覧を促したい情報の掲載

社内ポータルサイトの掲示板機能は、トップダウンで周知したい社内通達の手段として広く活用されています。紙媒体やメールなどによる周知では、社員の目に入らないまま情報が流れてしまうことも多々あるからです。

人事異動のお知らせをはじめ、広報部門の社外発信や自社商品・サービスのメディア紹介などがその例です。コメント機能による双方向の交流も行えます。

コミュニケーションツールとしての機能

個人・グループ間の気軽なコミュニケーションや情報共有では、社内ポータルサイトのチャット機能が多用されています。場所が離れた社員同士の業務連絡、他部署間のやりとりなどを対面で行わずに済み、業務効率化や生産性向上にも寄与します。

スケジュール管理機能

社員の予定管理・タスクのリマインド機能があると、日程調整にかかる時間や負担を減らせます。スケジュール共有により、チームや部署内における打ち合わせ・会議の設定もより円滑に行えるでしょう。また、部下のスケジュールを把握した上でタスクの割り振りが行えれば、管理側の負担も軽減できます。

マニュアルやQ&Aなどの情報共有機能 

社内wikiや社内FAQを搭載する企業も多く見られます。業務に必要な情報を蓄積・共有する社内wikiでは、マニュアルや社内規定などが集約され、検索・閲覧ができるようになっています。

社内FAQは、よくある質問事項への回答をまとめて掲載するコンテンツです。情報共有のみならず、質問や回答の省力化も期待できます。

申請・承認ワークフロー機能

交通費精算や休暇など様々な申請・承認を社内ポータルサイト内のワークフロー上で行うことで、業務のペーパーレス化が進み、稟議書への押印のためだけに出社をする、といった必要がなくなります。リモートワークに対応しやすくなるだけでなく、出張中に承認業務が滞ること無く進められるメリットもあります。

人事管理機能

出退勤連絡・休暇の申請などがオンライン上で行える勤怠管理機能は、集計作業も自動化され、管理側の負担を軽減します。管理に手間がかかるタイムカードなどが不要となり、人為的ミスやコスト削減にも貢献するでしょう。

また、社内評価の指標としても活用されるスコア機能は、投稿数・反応数などが可視化される仕組みです。社内ポータルサイトへの貢献度や積極性がスコアとなるので、投稿のモチベーション向上にも繋がります。

目的と要件の明確化で、定着しやすい社内ポータルサイトを開発・構築しよう

目的に対して適切な機能を搭載した社内ポータルサイトを開発・構築することは、システムの社内定着だけではなく、社内業務の生産性向上や効率アップにも寄与します。

アドバンスド・ソリューション株式会社は、Microsoft社の「SharePoint Server・SharePoint Online」を用いた社内ポータルの開発・構築を提供しています。弊社には日本でSharePoint Serverが普及し始めた当初から開発・構築に関わっているメンバーが在籍し、10年以上培った知見から、目的に即した社内ポータルサイトの作り方についてアドバイスやご提案が可能です。

社内ポータルの新規導入・既存システムからの移行やリプレイス、コスト削減にお悩みの方は、ぜひ一度ご相談ください。