稟議申請に関わる一連の業務フローを電子化した稟議システムは、2022年現在、普及がますます進んでいます。その背景にあるのが、ペーパーレス化やリモートワークの環境整備といった社会的要請です。
今回は、業務効率化にも寄与する稟議システムの機能やメリットを解説します。
稟議システムとは、稟議の作成に始まり、申請・承認といったワークフローをオンライン化できるシステムです。紙の稟議書で必要だった印刷や押印などのプロセスを省き、時間コストを削減できます。
稟議システムには、従来の紙による稟議書では実現できない以下のような機能が備わっています。
・入力制限で入力ミスや入力漏れを防止
・遅延時のアラート設定
・進捗状況の可視化
・メールやチャットへの結果の通知設定
・スマートフォンやタブレットを使って外出先からも作業が可能
・申請内容や入力内容に応じた承認経路の分岐 ・他の業務システムとの連携
ケアレスミスの防止やオンラインならではの操作性によって、煩雑な稟議のワークフローをスピーディーに進め、意思決定の迅速化を促します。
それでは、日常業務に稟議システムの導入はどのようなメリットをもたらすのでしょうか。
複数名が承認作業をオンライン上で同時に進められます。紙の稟議書でよく見られた決裁者の出張などで回覧が滞るといった問題の解決も図れます。また、稟議書を本社・支社間で郵送する必要もなく、承認にかかる時間の短縮が可能です。
紙による稟議書の管理には、紙代・印刷代に加え、文書保管にかかる管理費や人件費が必要です。ペーパーレス化により、それらの経費を削減できます。稟議書の回覧にかかる郵送費も不要です。
稟議書の確認や押印のためだけに出社が必要になるといった課題は、多くの企業が抱えるものです。場所を選ばずに作業ができる稟議システムは、テレワークなどの「新しい生活様式」に合わせた働き方や働き方改革への適応を考える上でも、有効な手段となり得るでしょう。
稟議システムの導入を成功させるには、自社の状況に適したツールの選択が欠かせません。電子稟議システムを利用するには、既製品のサブスクリプション契約と自社用の開発の大きく2通りが考えられます。
定額料金で一定期間、製品を使用できるサブスクリプション契約には、次のようなメリットとデメリットがあります。
初期費用を抑えての導入が可能です。無料プランが用意された製品もあり、導入前に使用感を確認できます。利用開始までの時間が短くて済むのも利点です。
自社における稟議申請・承認のフローと導入したシステムの進め方が合っていない場合、せっかく導入しても利用されないことがあります。
加えて、ユーザー毎のアカウント代によるランニングコストが発生するため、長期間利用し続けるなら、開発したほうが安価に済むケースも見られます。この傾向は、特に企業規模が大きくなるほど強くみられます。
フルスクラッチ開発とは、既存のシステムを用いず、オーダーメイドでシステムを作成することです。フルスクラッチ開発をした場合、以下のメリット・デメリットが考えられます。
自社の業務フローに合わせたオリジナルの設計が可能です。サブスクリプション契約のようにサービス終了の心配がなく、長期間使い続けられます。アカウント代が不要で、ランニングコストを抑えられるのも利点です。
自社の状況に合わせたゼロからの設計が必要となり、初期費用が高額になる傾向があります。また、システム開発に時間を要するため、早期の導入には不向きです。
時代に合った新しい働き方の推進には、円滑な業務体制の観点から稟議システムの活用が欠かせなくなるでしょう。稟議システムは、サブスクリプション製品の利用の他、多くの企業で業務システムとして利用されている「Microsoft 365」内のアプリケーション「SharePoint」や「Power Platform」を用いることで、フルスクラッチに近い形で、コストをより抑えて自社用システムの開発が可能です。
SharePointは情報の共有・管理、Power Platformはビジネスの課題に合わせたアプリケーションの構築に用いられるサービスです。Microsoft 365の導入企業であれば、自社用にカスタマイズした稟議システムを簡単にローコード開発が可能になります。また、サブスクリプション製品のように、稟議システム利用だけのためのアカウント代で、ランニングコストがかさむこともありません。
Microsoft 365内のサービスを用いた稟議システムの作成は、ぜひアドバンスド・ソリューションまでご相談ください。